日立グループの福利厚生施設の管理をはじめ、介護付有料老人ホームやホテル、フィットネスジムの運営、地元・茨城県に密着した注文住宅や分譲マンションの企画・開発・販売など、幅広く事業を展開する日立ライフ。管理対象が増加する同社において、業務効率化および課題解決のため、「設備管理システム」を導入いただきました。多種多様な施設を管理している施設サービス本部の大嶋氏と、内部監査を担当する経営管理本部の鈴木氏にお話を伺います。
株式会社日立ライフ: 施設サービス本部 企画管理部 業務管理課 部長代理 大嶋一浩 氏( 写真右) /
経営管理本部 経営管理本部 経理部 会計グループ 係長 鈴木康雄 氏( 写真左)
日立グループの福利厚生施設の管理をはじめ、介護付有料老人ホームやホテル、フィットネスジムの運営、地元・茨城県に密着した注文住宅や分譲マンションの企画・開発・販売など、幅広く事業を展開する日立ライフ。管理対象が増加する同社において、業務効率化および課題解決のため、「設備管理システム」を導入いただきました。多種多様な施設を管理している施設サービス本部の大嶋氏と、内部監査を担当する経営管理本部の鈴木氏にお話を伺います。
株式会社日立ライフ: 施設サービス本部 企画管理部 業務管理課 部長代理 大嶋一浩 氏( 写真右) /
経営管理本部 経営管理本部 経理部 会計グループ 係長 鈴木康雄 氏( 写真左)
全国にある日立ライフのさまざまな施設を一手に管理しているのが施設サービス本部です。
また、 内部監査の対応は経営管理本部で行われています。
大嶋 施設サービス本部では 200 施設 380 棟、 およびその中にある 12,000
点以上の設備を管理しています。
たとえばフィットネスジムでは、施設と、その中にあるトレーニングマシンや各設備などをまとめて管理しています。さらに、「施設の地図上での場所、どのフロアにどの設備があるか?」といった多次元的な管理や、点検計画、備品管理も必須でした。
複雑な管理のため全てを把握することは困難で、担当者でも自分の管轄外の施設になると台帳情報での把握しかできず、実際に現場に行くと対象設備の場所が判りにくいといった問題がありました。
内部監査でも、「固定資産がどこに、どのような状態になっているか常に最新の状態で管理すべき」と指導されていました。
とはいえ、全く対応していなかったわけではなく、エクセルなどの会社で使えるツールやファイルなどを駆使し、それなりに管理していたのですが、前述のとおり管理が多次元的で、かつ設備が多数あったために、不効率で膨大な事務作業が発生していました。
大嶋 施設サービス本部だけでなく、 経営管理本部など他部門との連携も必要だったので、全社的な情報の共有化も必要でした。
そして、もっとも重要な認識として、私たちの仕事は、『固定資産の管理』ではなく、『施設や設備を適切に管理することでお客様に安全・安心に施設を利用していただくこと』なんです。
この「施設や設備を適切に管理する」という本来業務が管理業務で圧迫されることが最大の問題でした。
大嶋 はい、社内でも難しい問題と捉えていましたので、かなりの期間、手が付けられない状態でした。
実際、検討が始まったのは2008 年ですから、3 年間はどうやっていいかわからないままでした。
そこで、他の会社は、どのように管理しているのかを参考にしたところ、ピッタリの設備管理システムがあり、早速導入の検討を始めました。
鈴木 第一に、当社の施設・設備などの情報をイメージ通りに管理できたことがあります。
管理には大きく分けて【施設・設備の情報】と【固定資産管理】の2 つがあり、このうち固定資産管理は案内図( 地図)、配置図( 建物の全体図)、平面図( フロア図)
のような階層的な管理が必要になります。
その点で本システムの階層管理や図面添付、位置管理などをデモで見たとき、これだったら当社の固定資産管理で使えると感じました。
また、システムのユーザビリティの高さによる管理作業の効率化も挙げられます。例えばフィットネスジムではトレーニングマシンの移動がよく行われるのですが、このような場合でも図面のピンマークをドラッグアンドドロップで動かすだけなので大変便利です。
施設間の移動も台帳上の場所情報を変更すれば、全ての情報が紐付いているため簡単にデータの修正ができます。
これらの機能で、今まで属人化していた情報が社員間で共有でき、新人配属や人事異動があっても対応できるということも大きな効果でした。
業務に関する教育や引継ぎの負荷が減るということはそれだけ業務効率が向上し、本来業務へ専念できたことになります。
他にも、管理体制整備による内部監査対応も導入効果のひとつといえます。
鈴木 予想外の効果を実感したのは東日本大震災でした。
震災では、各施設の被害状況を確認するために図面を用意しなければならなかったのですが、システムのおかげですぐに検索できましたし、被害状況の把握もスムーズにできました。これは本当に助かりました。
大嶋 従来の設備管理では印刷した帳票を現地に持参し、状況を記入したものを持ち帰って入力していましたが、これを将来的にはスマートフォンやタブレットPC で、直接現地で入力ができるようにしたいです。
当社はISO14000 を取得しているので、紙が削減できれば、導入効果が高まります。
また、今使っている業務以外でも、システム化できる業務を洗い出し、検討していきたいです。
大嶋& 鈴木 ありがとうございました。
称 号 | 株式会社 日立ライフ |
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本 社 | 茨城県日立市幸町一丁目20 番2 号 |
事業内容 | 不動産の売買及び仲介、ホテル、 スポーツ施設などの運営 |
創 業 | 1939 年 |
資本金 | 10 億円 |
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売上高 | 237 億円 (2010 年度) |
関連会社 | 日和サービス株式会社、日木産業株式会社、QLEI |
*記載の情報は取材時点(2012年5月)の情報です
*2020年4月1日に株式会社日立リアルエステートパートナーズ様に社名変更されました
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